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| ビジネスレター お詫び編 | |||||||
ビジネスレターでお詫びをするときには詫び状といいます。ビジネスレターではお詫びをするというシーンはよくあることです。 どんなことを書くのかというと、お客さんや取引先の会社などに対して、謝罪をするという意味合いのビジネスレターです。おわび状とも言われていますし謝罪文とも言われていますが、ビジネスレターとしてよく出てくる手紙の一つですからきちんとマスターしておく必要があります。 スポンサードリンク 例えばビジネスレターでお詫びを書く機会というのはどのようなことがあるかというと、取引先に納品した商品に不備があったとか、数量が間違えていた、また手続きが間違っていた、クレームがあった場合などにはお詫びが必要です。 ビジネスレターでおわび状を出す場合には、注意しなければいけないことがあります。 それはこちらに非が全面的にあるのかわからない時です。中にはクレーマーのような人にもおわび状を出すのか出さないのか迷うこともあると思いますから、しっかりと見極めたうえでビジネスレターを出す必要があります。 「詫び状のタイミング」 ビジネスレターでお詫びを書いたものを出すタイミングとしてはクレームや不具合などが発覚すればすぐに出すようにします。早ければ早いほどいいです。 迅速に対応することで 二次被害を防ぐことができます。 しかしビジネスレターでお詫びをする前に、できればまずは電話で謝るようにするとより印象がいいと思います。 そのうえで改めてビジネスレターでお詫び状を書くようにすると気持ちがさらに伝わっていいのではないでしょうか。 「詫び状のポイント」 ビジネスレターでお詫びを書くときのポイントとしてはビジネス文書ですから時候の挨拶は必要ありませんので書かないで置きます。 そして頭語と結語は必要ですから謹啓、敬具などの言葉を入れるようにしましょう。 そしてお詫びの言葉を入れます。そして今回のことに対して原因は何だったのか、そして再発を防止するためにはこれからどのような対策をしていくのかということについても触れておくといいでしょう。 詫び状を書かなければいけないということは、お客様に不快な思いをさせてしまったからです。ここでの対応が悪ければそのお客様はもちろんのこと、その知人達も離れて行ってしまう可能性があります。 お詫びしなければならないタイミングややり方を間違えなければ、そのお客様は逆にファンになってくれるかもしれません。 失敗をチャンスに変えることもスーパービジネスマンとしての力量ですね。 スポンサードリンク |
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| Ｃｏｐｙｒｉｇｈｔ(C)２００４ スーパービジネスマンの常識 Ａｌｌ Ｒｉｇｈｔｓ Ｒｅｓｅｒｖｅｄ |
